Excel：迅速输入数据

近日，校长交给我一个麻烦的任务：将全校两千多名学生的学籍信息录入到Excel 2000中作为资料保存。硬着头皮输了二十来个人，就遇到两个麻烦：一是要在单元格之间不断切换输入法，影响输入速度；二是输入的学号前面部分都是zjsx（“枝江市实验小学”的拼音字头），重复输入令人厌烦，而且容易出错。常言道：“磨刀不误砍柴工！”于是查资料、尝试，好一番忙活儿，终于找出了解决问题的办法。不敢独享，特归纳出来，让大家遇到同类问题时少走弯路。　　自动选择汉字输入法　　1.选中需要使用某种输入法（如全拼输入法）的单元格或单元格区域，激活全拼输入法。　　2.单击菜单中的“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，点击“输入法模式”选项卡。在“模式”下拉列表中选择“打开”，最后单击[确定]按钮即可。如图1所示。　　3.经过以上设置，只要你选中已设置全拼输入法的单元格，不管你正使用的是什么输入法，全拼输入法就会自动激活。　　快速输入相同特征的数据　　我们可以先输入共同的部分（如zjsx），然后用填充柄工具填充到其他要输入的单元格中，再输入后面的数据。不过，这样仍然很麻烦。其实我们可以通过自定义数据格式，让系统自动添加数据共同的部分。下面以我校的学号为例（前面都是“zjsx”）来设置。　　1.选定要输入共同特征数据的单元格区域，点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框（也可单击菜单中的“格式→单元格”命令打开）。　　2.点击“数字”标签，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在“类型”下面的文本框中输入"zjsx"#（注意：必须在英文状态下输入），点击[确定]按钮即可。如图2所示。　　3.现在在单元格中只需输入数字，如“zjsx6101”只要输入“6101”，系统就会自动在数据前面添加“zjsx”。另外也可以先输入数字，再选中单元格区域设定数据格式，可以得到相同的效果。

　　图1　激活输入法　　图2　设定单元格格式

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