Word：用合并技巧巧制作询证函
办公软件是指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、图形图像处理、简单数据库的处理等方面工作的软件。目前办公软件朝着操作简单化，功能细化等方向发展。办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，数字化的办公，离不开办公软件的鼎力协助。另外，政府用的电子政务，税务用的税务系统，企业用的协同办公软件，这些都属于办公软件。
作为一名财务人员，笔者负责单位往来账项的询证工作。查阅凭证、合同台账和合同原件，笔者费了九牛二虎之力，总算把本单位与百余家公司的往来账项搞清楚了，并编辑成了一张Excel表格，接下来就要根据这些数据编制百余份询证函。难道还要笔者再费力地重复劳动吗？不，我们自有办法。 技术看点：邮件合并功能。 一、制作明细表 首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。笔者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，请朋友们注意。
图1 二、询证函的格式 为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容)，该文件名称为“询证函.doc”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。图2 三、进行“邮件合并” 1.启动Word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。 2.选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步?选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下一步?撰写信函”。 3.进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“Excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表.xls”。 4.在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。 5.在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。
Office办公软件是办公的第一选择，这个地球人都知道。除了微软Office，市面上也存在很多其他Office类软件。
……